山東省青聯(lián)接待和出訪工作流程規(guī)范

　　一、接待工作流程規(guī)范

　　1.接到外事接待任務后，詳細了解來訪團組的基本情況，包括團員人數(shù)、人員信息、抵離時間及地點以及飲食習慣、風俗禁忌等。

　　2.根據(jù)外方要求及本省實際，制定接待方案，并報請相關領導審定。

　　3.根據(jù)來訪團組層次，如需省領導接見，提前做好請示工作，并確定接待時間和地點。

　　4. 根據(jù)接待方案，提前完成領導講話、宴請致辭、協(xié)議會簽、接待手冊等相關文字工作，并報請相關領導審閱；協(xié)調(diào)相關單位做好領導邀請、儀式舉行、材料編印、食宿和交通安排、機構(gòu)拜訪、景點觀光、票務購置、抵離接送等事務的準備工作。

　　5.若外賓來訪時間正值突發(fā)事件發(fā)生的特別時期，協(xié)調(diào)公安、武警、醫(yī)療、衛(wèi)生等相關部門做好安全保衛(wèi)及衛(wèi)生防疫等工作。

　　6.做好外事禮品、紀念品購置等準備工作。

　　7.做好活動在傳統(tǒng)媒體和團屬網(wǎng)站的宣傳報道工作。

　　8.來訪團組離開前，作好接待經(jīng)費結(jié)算工作。

　　9.接待工作結(jié)束后，對工作情況進行及時、全面總結(jié)，梳理經(jīng)驗，反思不足，并形成書面材料報送上級領導及相關部門。

　　二、出訪工作流程規(guī)范

　�。ㄒ唬╇S團出訪工作流程規(guī)范

　　1.根據(jù)組團單位通知，將相關要求形成請示報送至相關領導審閱。

　　2.根據(jù)領導指示，草擬出訪人員建議名單，報請相關領導審批，確定出訪人員名單。

　　3.按照出訪人員名單，先征求出訪人員所在單位意見，如無意見則通知出訪人員本人，最后將名單報送至組團單位。

　　4.根據(jù)組團出訪批件要求，及時赴省外辦、省臺辦等相關單位辦理隨團出訪手續(xù)。完成手續(xù)辦理后，將出訪人員護照、照會、照片、政審材料、出訪確認書、簽證申請表等相關材料報送至組團單位。

　　5.及時將組團單位所發(fā)學習文件及其他相關材料告知和發(fā)送至隨團出訪人員。

　　6.為本單位隨團出訪人員準備好出訪所需外事禮品及紀念品。

　　7.訪問結(jié)束后，及時聯(lián)系出訪人員，了解相關情況，完成出訪信息并發(fā)布至團省委、省青聯(lián)網(wǎng)站。

　�。ǘ�）組團出訪工作流程規(guī)范

　　1.根據(jù)省青聯(lián)全省青年交流計劃安排，提前2至3個月制定組團出訪方案。

　　2.及時對接邀請單位，確定出訪時間、人員要求、行程安排、經(jīng)費預算、機票購置等相關問題。

　　3.根據(jù)出訪方案，結(jié)合邀請方所提要求，確定出訪人員名單，報有關領導審定。

　　4.收集外方邀請函（原件）、機構(gòu)情況簡介及辦理出訪手續(xù)所需的其他材料報送至出訪審批單位。

　　5.按照出訪時間，提前完成出訪人員的護照辦理、簽證審簽等手續(xù)。

　　6.設計印制出訪人員名冊、出訪手冊、團隊旗幟，統(tǒng)一風格、色彩制作出訪人員胸牌、行李簽等標示。

　　7.根據(jù)行程安排，提前完成出訪費用的收繳、支付及換匯工作。

　　8.根據(jù)出訪時間，提前做好行前集中培訓，進一步統(tǒng)一思想、嚴肅出訪紀律、明確責任分工、強調(diào)出訪意義、明確注意事項等。同時，向團員分發(fā)出訪所需的學習文件、行程安排、注意事項、外事交流規(guī)范、統(tǒng)一標示等必備材料。

　　9. 購置外事禮品、紀念品、常用藥品、應急物品等。

　　10.訪問結(jié)束后，及時完成出訪信息和出訪總結(jié)報告，將出訪信息發(fā)布至團省委、省青聯(lián)網(wǎng)站，出訪總結(jié)報送至上級主管部門和業(yè)務主管部門。